Publicado no Diário da Justiça desta quarta-feira (28), o Provimento nº 2, da Corregedoria-Geral de Justiça, instituiu o sistema de gerenciamento das atividades extrajudiciais em Mato Grosso do Sul. O Sistema de Informações Gerenciais Extrajudicial (SIG-EX) foi testado em novembro de 2008, primeiramente no cartório extrajudicial da Comarca de Terenos e hoje ele já substituiu totalmente o controle de forma manual neste município.
Segundo o Chefe do Serviço de Normatização Extrajudicial da Corregedoria, Edir Soken, o objetivo da adoção do sistema é acabar com a circulação de papéis, ou seja, o trânsito de ofícios, de maneira que as informações, o armazenamento de dados, enfim, todos os procedimentos ocorram no meio informatizado, eliminando a necessidade do uso do papel.
Ainda segundo o provimento, a adoção do SIG-EX, “busca compilar numa única ferramenta a vinculação do selo de autenticidade com o ato praticado, gerar relatórios, verificar livro-caixa, guia de ressarcimento, balanço de selo, aquisição de selos de autenticidade e emissão das guias de recolhimento do Funjecc”.
Outro aspecto vantajoso do sistema é o fato de que ele possibilitará que os usuários dos serviços notariais e registradores possam verificar se os selos de autenticidade conferem com o respetivo ato praticado, isto via internet, pelo portal do Tribunal de Justiça, no link da Corregedoria-Geral de Justiça., isso porque os selos são destinados a atos específicos. Por exemplo, os de cor amarela representam os atos isentos de cobrança, como certidões de nascimento e óbito, e assim por diante, as cores marrom, azul, vermelho etc identificam determinadas ações e classificações da espécie do ato notarial.
De acordo com o Serviço de Sistemas Administrativos (SESIA), do Departamento de Sistemas de Informação do Tribunal de Justiça, o qual foi responsável pelo desenvolvimento do sistema, a requisição de selos pelo SIG-EX é possível porque ele está interligado com o Sistema de Controle de Selos (SCS). Assim, os pedidos das serventias são acompanhados de forma automatizada, como também ocorre com a liberação do pedido, cumprindo é claro, os procedimentos que se fazem necessários.
Ainda de acordo com o SESIA, o projeto piloto implantado em Terenos foi um sucesso. Aliás, o SIG-EX apresenta inúmeras vantagens, pois disponibilizará, gratuitamente, para os cartórios extrajudiciais de todo o Estado a automatização de diversos serviços que hoje são realizados manualmente, e que obrigatoriamente precisam ser cumpridos pelos cartórios como balanço mensal de selos, livro-caixa e geração das guias de arrecadação.
Em contrapartida, o SIG-EX também auxiliará os trabalhos de fiscalização por parte da Corregedoria. E, além disso, o usuário se beneficia com a ferramenta on-line para consulta do selo de seu documento, pois, ao inserir o número do respectivo selo de autenticação e a cor, o cidadão poderá verificar qual ato e cartório ao qual o selo está relacionado, ou seja, o próprio usuário poderá fiscalizar a autenticidade do ato solicitado, o que gera uma maior transparência no atendimento ao público.
Daqui em diante, a intenção é começar os procedimentos para estender o domínio do Sistema de Informações Gerenciais Extrajudicial (SIG-EX) às demais serventias extrajudiciais do Estado. Nesse sentido, o sistema facilitará a fiscalização nos Serviços Notariais, Tabelionatos de Protesto e de Registros, otimizando tempo e serviço entre outros benefícios.
